FORRETNINGSsystemer

Sådan Kommer du maverick-udgifter til livs

Oprettet D. 03-10-2017 af Lindsay Munn, Field Marketing Manager, Basware

Impulskøb eller Maverick-udgifter som det også kaldes, når en løs kanon foretager uovervejede eller impulsive indkøb udenom kontrakt eller samarbejdspartnere – kan koste virksomheder op til 2% af alle indirekte udgifter på grund af tabte opsparingsmuligheder og ineffektivitet. Det beløber sig til millioner af kroner hvert eneste år.

Maverick-udgifter er et stort problem for de fleste virksomheder og forekommer oftest i områder med indirekte udgifter, som omfatter forskellige store kategorier som MRO (vedligeholdelse, reparationer og drift), kontorartikler, professionelle tjenester og kontraktarbejde for at nævne nogle få. Dette kan gøre en impulsdrevet indkøbsadfærd svær at se og kontrollere. Det er dog ikke svært at se skaden på bundlinjen.

Ironien er, at de fleste forhandlede leverandørkontrakter er tilvejebragt med det udtrykkelige formål at styre vanskelige indirekte udgiftskategorier. Undersøgelser har dog vist, at en stor procentdel af indirekte udgifter stadig ikke er i overensstemmelse med kontrakterne.

Men hvorfor handler nogle medarbejdere udenom kontrakter? Her er tre forklaringer:

  • Fordi de kan – Hvis der ikke er værktøjer til at håndhæve leverandørkontrakter og forhandlede priser samt sanktioner for at købe udenom kontrakt, er det lettere for medarbejderne at retfærdiggøre deres køb.
  • Fordi de ved ikke bedre – Især i store virksomheder bærer dårlig sigtbarhed ofte skylden for maverick udgifter. Hvis ikke alle i indkøbsprocessen er opmærksomme på kontrakterne, eller endnu værre, hvis kontrakter og kataloger er forældede, bliver indkøb uden for kontrakt mere sandsynligt.
  • Fordi eksisterende processer tager for lang tid – Langsomme bestillings- og godkendelsesprocesser er en af de førende årsager til maverick-udgifter. Hvis det tager uger at godkende et køb og afgive en ordre, vil medarbejderne forsøge at bypasse denne proces især ved tidsfølsomme behov.

Sådan reducerer du maverick-udgifterne, så du kan forbedre overholdelsen af indkøbspolitikker og opnå nogle besparelser fra dine leverandørkontrakter:

  • Skab bedre kontrol – Hvis du ikke har tænkt over dette allerede, bør du kraftigt overveje at indføre et indkøbssystem, der automatiserer alle dine indkøb uanset varetype, godkendelsesproces, og leverandør. Indkøbssystemer gør hele din indkøbsproces mere effektiv ved at styre rekvisition, godkendelse, køb, kvittering, afstemning og rapportering. De fungerer også som en begrænsning for maverick-udgifter, ved at køre alle indkøb gennem én enkelt platform, og derved ensrette alt indkøb.
  • Tilvejebring en intuitiv og nem brugerflade – Når der indføres et system, så kig efter en best-in-class løsning, der er kendt for at være let at bruge, og hvor brugerne faktisk kan finde de varer eller tjenester, de almindeligvis har brug for. Brugervenlighed og en intuitiv shoppingoplevelse ligesom på e-handel websteder vil gøre det indbydende at bruge systemet og trække købere, som handler uden for kontrakten, tilbage i folden.
  • Forenklede workflows – Verdensklasse indkøbssystemer kan strømline selv de mest komplicerede procedurer, hvilket gør det meget lettere for medarbejderne at overholde procedurerne. Besværlige indkøbsprocesser, der plejede at tage uger, kan reduceres til dage eller endda timer. Selv i de tilfælde, hvor komplicerede ERP eller regnskabssystemer binder arbejdsgangene sammen, er integration med cloud-baserede løsninger  tilgængelig til at reducere de gængse udfordringer i forhold til tid, omkostninger og ressourcer samt hjælpe med at forenkle arbejdsgange for medarbejderne.
  • Tag det alvorligt – Det er svært at tro, men maverick indkøbere vil stadig nogle gange undvige selv de nemmeste og mest intuitive systemer. Den gode nyhed er, at analytics som er til rådighed i Purchase-to-Pay systemer kan fortælle dig præcis, hvor det ukontrollerede indkøb kommer fra. Når først det er identificeret, bliver det meget lettere for ledelsen at håndhæve indkøbspolitikken i disse områder.

 

Gratis ‘how-to’ guide
Find ud af mere om hvordan du kan optimere dine indkøbsprocesser: http://resource.basware.com/c/putting-the-we-in-eprocurement?x=8vJ4ja