FORRETNINGSsystemer

Derfor betaler kommuner for meget for deres indkøb

Oprettet D. 06-11-2017 af Mikkel Buhelt

De mange danske kommuner, jeg har talt med, har en velformuleret indkøbspolitik. Men det er også mit indtryk, at politikken ikke bliver efterlevet lige meget alle steder.

For nyligt kunne TV2 afsløre, at Forsvaret siden 2012 har betalt 10 millioner kroner for meget for transport af udstyr til nogle af Danmarks største transportvirksomheder. Forsvaret har tilsyneladende bare betalt regningerne uden at kontrollere dem ordentligt.

Spørgsmålet er, om noget tilsvarende også sker i nogle af landets 98 kommuner?

De har alle på papiret nogle flot formulerede indkøbspolitikker. Men bliver de efterlevet i praksis, eller mangler der faste procedurer for godkendelse af fakturaer? Og er der implementeret it-systemer, som systematisk sikrer, at ingen fakturaer betales, medmindre der er dokumentation for, at varen er leveret i den aftalte kvalitet?

Kan Helle i børnehaven eller Peter i Vej og Park bruge andre leverandører, end dem kommunen har indgået aftaler med? Kan de – uden at blive stoppet – købe varer, som ikke er omfattet af indkøbsaftalen? Og hvem tjekker, om varen eller serviceydelsen er leveret i den rette kvalitet, inden fakturaen betales?

Det kan måske lyde som problemstillinger, der hører til i småtingsafdelingen. Men når kommunerne køber ind for mange milliarder hvert år, kan nogle få procenter på indkøbsområdet blive til betragtelige gevinster, som kan bruges til at undgå nedskæringer på andre områder.

Her er en række eksempler, der illustrerer, hvorfor det for en kommune kan betale sig at have styr på sine indkøbsprocedurer samt have nogle velfungerende it-systemer:

Eksempel 1:

Helle fra Børnehaven ved, at kommunen har indgået aftale om at købe sin kaffe hos Firma X. Firmaets sælger tilbyder hende også at købe kaffekopper og tallerkener, hvilket accepteres af Helle. Men kopper og tallerkener er uden for rammerne af indkøbsaftalen mellem kommunen og firma X, og Helle ved ikke, om varerne kunne være købt billigere hos en anden leverandør og måske endda i en bedre kvalitet.

Eksempel 2:

Helle synes, at de priser, som kommunen har indgået med Firma X, er højere end dem, naboen får hos firma Y. Helle køber derfor ind hos Firma Y med det resultat, at kommunen handler mindre hos Firma X og derfor går glip af mængderabat.

Eksempel 3:

Helle har som institutionsleder et kreditkort til diverse småindkøb. Hun gemmer kvitteringerne og sender dem efterfølgende til kommunens økonomikontor, som hun skal. Her behandles kvitteringerne manuelt og skal godkendes af en leder. Kommunen kender ikke reelt størrelsen af indkøbene før bankudtog og kvitteringer ankommer og har først flere måneder senere et overblik over denne del af kommunens udgifter. Kommunen har heller ikke noget it-system til elektronisk håndtering eller matching af fakturaen, hvilket gør arbejdsprocessen mere manuel.

Eksempel 4:

Peter har efter en licitation overtaget det daglige ansvar for samarbejdet med en række firmaer, der hver især har vundet delopgaver for kommunen. Firma 1 leverer vedligehold og tilhørende materialer på et bestemt område. Peter er usikker på, om aftalen er afgrænset til specifikke kategorier, og han må bruge tid på at afklare dette. Alternativt risikerer han at købe ydelser og materialer, som ikke er omfattet af udbuddet. Hvis det hele fremgik af indkøbssystemet, ville han spare tid.

Eksempel 5:

Firma 2 sender regning for en opgave udført på vegne af Firma 1. Fakturaen sendes rundt mellem forskellige godkendere i kommunen, indtil sammenhængen knyttes. Processen tager så lang tid, at kommunen ikke betaler til tiden og skal betale strafrenter samt belaster sit forhold til leverandøren.

Eksempel 6:

Kommunen står selv for indkøb af maskiner til vedligehold. Kommunen har en serviceaftale med et firma, der reparerer maskinerne. Firmaet sender løbende regninger i forskellige størrelser på serviceaftale og reparationer. Peter er usikker på fakturastørrelserne og kvaliteten af det udførte arbejde, men kommunens indkøbssystem er ikke sat op til at give ham komplet indsigt i den enkelte leverandør. Han savner et overblik.

Eksempel 7:

Susanne fra økonomiafdelingen har flere samtaler med leverandører, der rykker for betaling af deres udestående. Hun skal efterfølgende bruge tid på at afdække årsagerne. Til trods for at kommunen har modtaget fakturaen elektronisk, gør skiftende personale og manuel registrering fakturaprocessen langsom, og kommunen må betale strafrenter.

Eksempel 8:

Susanne oplever, at kommunens digitaliseringsstrategi ikke er implementeret med fokus på at forenkle arbejdsgange og reducere tidsforbrug. En faktura håndteres stadig i systemet som en almindelig papirfaktura og skal igennem otte led for at blive godkendt. Processen tager tid og er dyr, fordi den ikke er automatiseret.

Ovenstående eksempler er opdigtede men baseret på virkelige problemstillinger. Så der er grund til at kigge på om indkøbspolitikker bliver efterlevet og om IT-systemerne er tilstrækkeligt velfungerende.