Sirius går fra ineffektive processer til succes med Pingala

Sirius opnåede i samarbejdet med Pingala at få en succesfuld og effektiv ERP løsning i AX2012 R3.

Se hvordan det lykkedes, at skabe en win-win situation med et ERP-projektet.

Sådan Kommer du maverick-udgifter til livs

Impulskøb eller Maverick-udgifter som det også kaldes, når en løs kanon foretager uovervejede eller impulsive indkøb udenom kontrakt eller samarbejdspartnere – kan koste virksomheder op til 2% af alle indirekte udgifter på grund af tabte opsparingsmuligheder og ineffektivitet. Det beløber sig til millioner af kroner hvert eneste år.

Maverick-udgifter er et stort problem for de fleste virksomheder og forekommer oftest i områder med indirekte udgifter, som omfatter forskellige store kategorier som MRO (vedligeholdelse, reparationer og drift), kontorartikler, professionelle tjenester og kontraktarbejde for at nævne nogle få. Dette kan gøre en impulsdrevet indkøbsadfærd svær at se og kontrollere. Det er dog ikke svært at se skaden på bundlinjen.

Ironien er, at de fleste forhandlede leverandørkontrakter er tilvejebragt med det udtrykkelige formål at styre vanskelige indirekte udgiftskategorier. Undersøgelser har dog vist, at en stor procentdel af indirekte udgifter stadig ikke er i overensstemmelse med kontrakterne.

Men hvorfor handler nogle medarbejdere udenom kontrakter? Her er tre forklaringer:

• Fordi de kan – Hvis der ikke er værktøjer til at håndhæve leverandørkontrakter og forhandlede priser samt sanktioner for at købe udenom kontrakt, er det lettere for medarbejderne at retfærdiggøre deres køb.

• Fordi de ved ikke bedre – Især i store virksomheder bærer dårlig sigtbarhed ofte skylden for maverick udgifter. Hvis ikke alle i indkøbsprocessen er opmærksomme på kontrakterne, eller endnu værre, hvis kontrakter og kataloger er forældede, bliver indkøb uden for kontrakt mere sandsynligt.

• Fordi eksisterende processer tager for lang tid – Langsomme bestillings- og godkendelsesprocesser er en af de førende årsager til maverick-udgifter. Hvis det tager uger at godkende et køb og afgive en ordre, vil medarbejderne forsøge at bypasse denne proces især ved tidsfølsomme behov.

Sådan reducerer du maverick-udgifterne, så du kan forbedre overholdelsen af indkøbspolitikker og opnå nogle besparelser fra dine leverandørkontrakter:

• Skab bedre kontrol – Hvis du ikke har tænkt over dette allerede, bør du kraftigt overveje at indføre et indkøbssystem, der automatiserer alle dine indkøb uanset varetype, godkendelsesproces, og leverandør. Indkøbssystemer gør hele din indkøbsproces mere effektiv ved at styre rekvisition, godkendelse, køb, kvittering, afstemning og rapportering. De fungerer også som en begrænsning for maverick-udgifter, ved at køre alle indkøb gennem én enkelt platform, og derved ensrette alt indkøb.

• Tilvejebring en intuitiv og nem brugerflade – Når der indføres et system, så kig efter en best-in-class løsning, der er kendt for at være let at bruge, og hvor brugerne faktisk kan finde de varer eller tjenester, de almindeligvis har brug for. Brugervenlighed og en intuitiv shoppingoplevelse ligesom på e-handel websteder vil gøre det indbydende at bruge systemet og trække købere, som handler uden for kontrakten, tilbage i folden.

• Forenklede workflows – Verdensklasse indkøbssystemer kan strømline selv de mest komplicerede procedurer, hvilket gør det meget lettere for medarbejderne at overholde procedurerne. Besværlige indkøbsprocesser, der plejede at tage uger, kan reduceres til dage eller endda timer. Selv i de tilfælde, hvor komplicerede ERP eller regnskabssystemer binder arbejdsgangene sammen, er integration med cloud-baserede løsninger  tilgængelig til at reducere de gængse udfordringer i forhold til tid, omkostninger og ressourcer samt hjælpe med at forenkle arbejdsgange for medarbejderne.

• Tag det alvorligt – Det er svært at tro, men maverick indkøbere vil stadig nogle gange undvige selv de nemmeste og mest intuitive systemer. Den gode nyhed er, at analytics som er til rådighed i Purchase-to-Pay systemer kan fortælle dig præcis, hvor det ukontrollerede indkøb kommer fra. Når først det er identificeret, bliver det meget lettere for ledelsen at håndhæve indkøbspolitikken i disse områder.

Gratis ‘how-to’ guide
Find ud af mere om hvordan du kan optimere dine indkøbsprocesser: http://resource.basware.com/c/putting-the-we-in-eprocurement?x=8vJ4ja

Case: Kosan Crisplant builds global business operations with IFS Applications

There are 2,650 gas filling plants with the characteristic blue Kosan Crisplant logo around the world. A shipment often consists of partial deliveries from several places in the world that must arrive at the right time and place. There are also customers who want the entire shipment to be sent from Denmark, despite the fact that production takes place elsewhere. It is part of Kosan Crisplant’s DNA to meet customer requirements, even if they mean logistical challenges.

“There are so many variables and possible pitfalls that we could not manage without IFS Applications. We get an overview of all subcontracting, deadlines and revisions,” Frederiksen says.

ERP-systemet’s betydning i virksomhedens digitale transformation.

Digitalisering er en altdominerende megatrend og vi står på kanten til den 4. industrielle revolution. Digitalisering i virksomheder er ikke nyt. Har man implementeret ERP, så har man digitaliseret virksomhedens forretningsprocesser indenfor eksempelvis produktion, fakturering, kunderelationer, service og regnskab og har den vej igennem gjort virksomheden mere digital, effektiv og konkurrencedygtig.  Så hvad er ERP-systemets betydning egentlig, i den digitale transformation vi er i gang med?

Service Design baseret på kundedata vil blive endnu mere udbredt

Succesfulde virksomheder vil i endnu højere grad designe kundernes oplevelse hele vejen gennem virksomhedens Customer Journey. Alt hvad kunden møder – herunder mailudsendelser og dokumenters format, udseende, indhold og timing – vil blive gennemgået for at sikre et ”udefra og ind” fokus i alle Touch Points.

Datakonvertering – ERP-projektets stedbarn

Datakonvertering er en uundgåelig del af så godt som alle projekter der omfatter implementering af forretningssystemer – især ERP-systemer. Typisk en opgave der i starten af projektet lever stille og måske lidt hensygnede, men før eller siden rammer virkeligheden og opgavens helt centrale betydning bliver klar. Det er meget vanskeligt at gradbøje datakonverteringen, dvs. mulighederne for short-cuts er ofte begrænset, ligesom kompromisser mht. kvaliteten er et sjældent ønske. Det er en ”Make it or Break it” type af opgave. En fejlbehæftet datakonvertering kan give katastrofale følger for ibrugtagning af et nyt forretningssystem, og i så fald flyttes fokus fra at tage et i øvrigt godt system i brug til brandslukning af problemer forårsaget af en fejlslagen datakonvertering. Et problem der kan ende med ”udfordringer” i forhold til medarbejdere, kunder og leverandører.