FORRETNINGSsystemer

Derfor betaler kommuner for meget for deres indkøb

Oprettet D. 06-11-2017 af Mikkel Buhelt

De mange danske kommuner, jeg har talt med, har en velformuleret indkøbspolitik. Men det er også mit indtryk, at politikken ikke bliver efterlevet lige meget alle steder.

For nyligt kunne TV2 afsløre, at Forsvaret siden 2012 har betalt 10 millioner kroner for meget for transport af udstyr til nogle af Danmarks største transportvirksomheder. Forsvaret har tilsyneladende bare betalt regningerne uden at kontrollere dem ordentligt.

Spørgsmålet er, om noget tilsvarende også sker i nogle af landets 98 kommuner?

De har alle på papiret nogle flot formulerede indkøbspolitikker. Men bliver de efterlevet i praksis, eller mangler der faste procedurer for godkendelse af fakturaer? Og er der implementeret it-systemer, som systematisk sikrer, at ingen fakturaer betales, medmindre der er dokumentation for, at varen er leveret i den aftalte kvalitet?

Kan Helle i børnehaven eller Peter i Vej og Park bruge andre leverandører, end dem kommunen har indgået aftaler med? Kan de – uden at blive stoppet – købe varer, som ikke er omfattet af indkøbsaftalen? Og hvem tjekker, om varen eller serviceydelsen er leveret i den rette kvalitet, inden fakturaen betales?

Det kan måske lyde som problemstillinger, der hører til i småtingsafdelingen. Men når kommunerne køber ind for mange milliarder hvert år, kan nogle få procenter på indkøbsområdet blive til betragtelige gevinster, som kan bruges til at undgå nedskæringer på andre områder.

Her er en række eksempler, der illustrerer, hvorfor det for en kommune kan betale sig at have styr på sine indkøbsprocedurer samt have nogle velfungerende it-systemer:

Eksempel 1:

Helle fra Børnehaven ved, at kommunen har indgået aftale om at købe sin kaffe hos Firma X. Firmaets sælger tilbyder hende også at købe kaffekopper og tallerkener, hvilket accepteres af Helle. Men kopper og tallerkener er uden for rammerne af indkøbsaftalen mellem kommunen og firma X, og Helle ved ikke, om varerne kunne være købt billigere hos en anden leverandør og måske endda i en bedre kvalitet.

Eksempel 2:

Helle synes, at de priser, som kommunen har indgået med Firma X, er højere end dem, naboen får hos firma Y. Helle køber derfor ind hos Firma Y med det resultat, at kommunen handler mindre hos Firma X og derfor går glip af mængderabat.

Eksempel 3:

Helle har som institutionsleder et kreditkort til diverse småindkøb. Hun gemmer kvitteringerne og sender dem efterfølgende til kommunens økonomikontor, som hun skal. Her behandles kvitteringerne manuelt og skal godkendes af en leder. Kommunen kender ikke reelt størrelsen af indkøbene før bankudtog og kvitteringer ankommer og har først flere måneder senere et overblik over denne del af kommunens udgifter. Kommunen har heller ikke noget it-system til elektronisk håndtering eller matching af fakturaen, hvilket gør arbejdsprocessen mere manuel.

Eksempel 4:

Peter har efter en licitation overtaget det daglige ansvar for samarbejdet med en række firmaer, der hver især har vundet delopgaver for kommunen. Firma 1 leverer vedligehold og tilhørende materialer på et bestemt område. Peter er usikker på, om aftalen er afgrænset til specifikke kategorier, og han må bruge tid på at afklare dette. Alternativt risikerer han at købe ydelser og materialer, som ikke er omfattet af udbuddet. Hvis det hele fremgik af indkøbssystemet, ville han spare tid.

Eksempel 5:

Firma 2 sender regning for en opgave udført på vegne af Firma 1. Fakturaen sendes rundt mellem forskellige godkendere i kommunen, indtil sammenhængen knyttes. Processen tager så lang tid, at kommunen ikke betaler til tiden og skal betale strafrenter samt belaster sit forhold til leverandøren.

Eksempel 6:

Kommunen står selv for indkøb af maskiner til vedligehold. Kommunen har en serviceaftale med et firma, der reparerer maskinerne. Firmaet sender løbende regninger i forskellige størrelser på serviceaftale og reparationer. Peter er usikker på fakturastørrelserne og kvaliteten af det udførte arbejde, men kommunens indkøbssystem er ikke sat op til at give ham komplet indsigt i den enkelte leverandør. Han savner et overblik.

Eksempel 7:

Susanne fra økonomiafdelingen har flere samtaler med leverandører, der rykker for betaling af deres udestående. Hun skal efterfølgende bruge tid på at afdække årsagerne. Til trods for at kommunen har modtaget fakturaen elektronisk, gør skiftende personale og manuel registrering fakturaprocessen langsom, og kommunen må betale strafrenter.

Eksempel 8:

Susanne oplever, at kommunens digitaliseringsstrategi ikke er implementeret med fokus på at forenkle arbejdsgange og reducere tidsforbrug. En faktura håndteres stadig i systemet som en almindelig papirfaktura og skal igennem otte led for at blive godkendt. Processen tager tid og er dyr, fordi den ikke er automatiseret.

Ovenstående eksempler er opdigtede men baseret på virkelige problemstillinger. Så der er grund til at kigge på om indkøbspolitikker bliver efterlevet og om IT-systemerne er tilstrækkeligt velfungerende.

Sirius går fra ineffektive processer til succes med Pingala

Oprettet D. 17-10-2017 af Pingala

Sirius opnåede i samarbejdet med Pingala at få en succesfuld og effektiv ERP løsning i AX2012 R3.

Se hvordan det lykkedes, at skabe en win-win situation med et ERP-projektet.

 

Sådan Kommer du maverick-udgifter til livs

Oprettet D. 03-10-2017 af Lindsay Munn, Field Marketing Manager, Basware

Impulskøb eller Maverick-udgifter som det også kaldes, når en løs kanon foretager uovervejede eller impulsive indkøb udenom kontrakt eller samarbejdspartnere – kan koste virksomheder op til 2% af alle indirekte udgifter på grund af tabte opsparingsmuligheder og ineffektivitet. Det beløber sig til millioner af kroner hvert eneste år.

Maverick-udgifter er et stort problem for de fleste virksomheder og forekommer oftest i områder med indirekte udgifter, som omfatter forskellige store kategorier som MRO (vedligeholdelse, reparationer og drift), kontorartikler, professionelle tjenester og kontraktarbejde for at nævne nogle få. Dette kan gøre en impulsdrevet indkøbsadfærd svær at se og kontrollere. Det er dog ikke svært at se skaden på bundlinjen.

Ironien er, at de fleste forhandlede leverandørkontrakter er tilvejebragt med det udtrykkelige formål at styre vanskelige indirekte udgiftskategorier. Undersøgelser har dog vist, at en stor procentdel af indirekte udgifter stadig ikke er i overensstemmelse med kontrakterne.

Men hvorfor handler nogle medarbejdere udenom kontrakter? Her er tre forklaringer:

  • Fordi de kan – Hvis der ikke er værktøjer til at håndhæve leverandørkontrakter og forhandlede priser samt sanktioner for at købe udenom kontrakt, er det lettere for medarbejderne at retfærdiggøre deres køb.
  • Fordi de ved ikke bedre – Især i store virksomheder bærer dårlig sigtbarhed ofte skylden for maverick udgifter. Hvis ikke alle i indkøbsprocessen er opmærksomme på kontrakterne, eller endnu værre, hvis kontrakter og kataloger er forældede, bliver indkøb uden for kontrakt mere sandsynligt.
  • Fordi eksisterende processer tager for lang tid – Langsomme bestillings- og godkendelsesprocesser er en af de førende årsager til maverick-udgifter. Hvis det tager uger at godkende et køb og afgive en ordre, vil medarbejderne forsøge at bypasse denne proces især ved tidsfølsomme behov.

Sådan reducerer du maverick-udgifterne, så du kan forbedre overholdelsen af indkøbspolitikker og opnå nogle besparelser fra dine leverandørkontrakter:

  • Skab bedre kontrol – Hvis du ikke har tænkt over dette allerede, bør du kraftigt overveje at indføre et indkøbssystem, der automatiserer alle dine indkøb uanset varetype, godkendelsesproces, og leverandør. Indkøbssystemer gør hele din indkøbsproces mere effektiv ved at styre rekvisition, godkendelse, køb, kvittering, afstemning og rapportering. De fungerer også som en begrænsning for maverick-udgifter, ved at køre alle indkøb gennem én enkelt platform, og derved ensrette alt indkøb.
  • Tilvejebring en intuitiv og nem brugerflade – Når der indføres et system, så kig efter en best-in-class løsning, der er kendt for at være let at bruge, og hvor brugerne faktisk kan finde de varer eller tjenester, de almindeligvis har brug for. Brugervenlighed og en intuitiv shoppingoplevelse ligesom på e-handel websteder vil gøre det indbydende at bruge systemet og trække købere, som handler uden for kontrakten, tilbage i folden.
  • Forenklede workflows – Verdensklasse indkøbssystemer kan strømline selv de mest komplicerede procedurer, hvilket gør det meget lettere for medarbejderne at overholde procedurerne. Besværlige indkøbsprocesser, der plejede at tage uger, kan reduceres til dage eller endda timer. Selv i de tilfælde, hvor komplicerede ERP eller regnskabssystemer binder arbejdsgangene sammen, er integration med cloud-baserede løsninger  tilgængelig til at reducere de gængse udfordringer i forhold til tid, omkostninger og ressourcer samt hjælpe med at forenkle arbejdsgange for medarbejderne.
  • Tag det alvorligt – Det er svært at tro, men maverick indkøbere vil stadig nogle gange undvige selv de nemmeste og mest intuitive systemer. Den gode nyhed er, at analytics som er til rådighed i Purchase-to-Pay systemer kan fortælle dig præcis, hvor det ukontrollerede indkøb kommer fra. Når først det er identificeret, bliver det meget lettere for ledelsen at håndhæve indkøbspolitikken i disse områder.

 

Gratis ‘how-to’ guide
Find ud af mere om hvordan du kan optimere dine indkøbsprocesser: http://resource.basware.com/c/putting-the-we-in-eprocurement?x=8vJ4ja

Den gode anskaffelsesproces

Oprettet D. 05-09-2017 af Ib Pedersen, Chefkonsulent, HerbertNathan & Co.

Kender I det … Det hele var ikke var med fra starten, prisen blev højere, leverandørerne var uforberedte og gav dårlige usammenhængende og usammenlignelige tilbud? Oplevelserne ved anskaffelse af IT-systemer er mange. Ofte kommer vi, som rådgivende uvildige konsulenter, ud og skal hjælpe virksomheder og offentlige organisationer, hvor de lige har haft lignende oplevelser. Vi bliver i den situation bedt om at forklare hvad årsagen er og hvordan den affødte problemstilling kan løses.

Problemstillingerne og årsagerne bag ved oplevelserne er mange og mangfoldige, og vores erfaring er at det grundlæggende skyldes den måde, som virksomheden har grebet anskaffelses-processen an på. Uanset om anskaffelsen gælder et system, en leverandør eller begge dele, er det vigtigt at kunden styrer processen fra start til slut, og ikke overlader tilfældigheder til andre. Når det er sagt, så har vi gennem mange år efterhånden fået opbygget nogle gode råd, som hvis de følges vil sikre at virksomheden får en god anskaffelsesproces. De 10 gode råd er følgende:

Tryk her for at læse videre